Elaboração de relatórios

1. Como ler este material

Este material acompanha o encontro sobre elaboração de relatórios no sistema de gestão. As seções 2 a 6 estabelecem os conceitos; as seções 7 a 10 registram os caminhos de menu e as transações das três áreas; as seções 11 a 16 reúnem as boas práticas; as seções 17 a 19 descrevem a execução assistida de sessenta minutos e sua entrega.

O grupo que chega ao encontro com a leitura das seções 7 a 10 concluída localiza os relatórios sem consumo do tempo de execução. As demais seções podem ser lidas após o encontro, durante a preparação da demonstração da sprint.

2. A pergunta antes do relatório

Um relatório é a resposta a uma pergunta de decisão. Quando a pergunta não é enunciada antes da execução, o resultado é um conjunto de linhas cuja interpretação fica a cargo de quem o recebe, e cada leitor lhe atribui um significado distinto.

A situação-problema do encontro descreve uma reunião em que três valores de receita são apresentados para o mesmo mês: R$ 4,8 milhões extraídos da lista de ordens de venda, R$ 4,6 milhões apurados no balancete e R$ 5,1 milhões obtidos de um relatório desenvolvido sob medida. Os três podem estar corretos ao mesmo tempo, porque respondem a perguntas diferentes: quanto foi pedido, quanto foi reconhecido contabilmente e quanto foi calculado por uma regra própria estabelecida anos antes.

A pergunta de decisão delimita quatro elementos, que precedem a escolha do relatório:

• Objeto: receita, estoque, inadimplência, imobilizado.
• Recorte organizacional: empresa, centro, organização de vendas, área de avaliação.
• Recorte temporal: período contábil, data de lançamento, data do documento, data de referência.
• Critério de reconhecimento: pedido registrado, entrega faturada, valor lançado no razão.

3. Camadas de relatório no sistema de gestão

O mesmo fato de negócio é registrado em momentos distintos e consultado por relatórios de camadas distintas. A divergência entre camadas é esperada e explicável; atribuí-la a erro do sistema retarda a análise.

O relatório declara a camada a que pertence. A comparação entre relatórios de camadas diferentes exige a conciliação descrita na seção 15, que explica a diferença entre eles.

4. Onde residem os relatórios

Os relatórios entregues com o produto estão publicados na árvore do SAP Easy Access, normalmente sob o nó Sistema de informação de cada módulo. O código de transação é um atalho para o mesmo programa publicado no menu.

Formas de acesso

• Navegação pelo menu: revela o conjunto de relatórios que o módulo entrega, inclusive os que o usuário desconhece.
• Campo de comando: o código digitado abre a transação. O prefixo /n encerra a transação corrente antes de abrir a nova; /o abre em nova janela.
• Favoritos: lista pessoal de acesso rápido, que pode conter transações, relatórios e endereços externos.
• Localização: SEARCH_SAP_MENU informa o caminho de menu correspondente a um código.

5. A tela de seleção

A tela de seleção define o recorte. Seus campos são de quatro naturezas: organizacionais, temporais, de escopo e de comportamento do relatório.

Data do documento e data de lançamento

Os dois campos podem não coincidir. Uma fatura emitida em 30 de setembro e lançada em 1º de outubro pertence a setembro na visão comercial e a outubro na visão contábil. A escolha do campo de data é decisão de negócio e integra o enunciado da pergunta.

6. A lista ALV

A maioria dos relatórios apresenta o resultado em lista ALV, que oferece recursos de apresentação sem necessidade de exportação.

7. Contabilidade

O resumo da contabilidade responde pela posição patrimonial e pelo resultado do período. A leitura parte da demonstração estruturada, desce aos saldos por conta e termina nas partidas individuais que compõem cada saldo.

Versão do balanço

A demonstração estruturada depende de uma versão do balanço, que agrupa as contas do plano em posições da demonstração. Duas versões distintas produzem duas apresentações do mesmo saldo. A versão adotada integra a ficha do relatório.

8. Vendas

O resumo das vendas distingue a intenção registrada, a entrega faturada e o valor reconhecido na contabilidade. Os três valores diferem legitimamente, e a diferença é o objeto da conciliação.

Devoluções e cancelamentos

Documentos de devolução e notas de crédito reduzem a receita e podem aparecer como valores negativos ou como tipos de documento distintos, conforme a seleção. Um resumo de vendas que não declara o tratamento das devoluções não é comparável a outro.

9. Estoques

O resumo de estoques responde a duas perguntas distintas: qual a posição atual e qual era a posição em uma data passada. As transações que respondem a cada uma são diferentes.

Tipo de estoque

O estoque total distribui-se entre utilização livre, bloqueado, em controle de qualidade, em trânsito e em poder de terceiros. Um resumo que soma todos os tipos responde a uma pergunta patrimonial; um resumo restrito à utilização livre responde a uma pergunta de disponibilidade comercial. O tipo considerado integra a ficha.

10. Imobilizado

O imobilizado registra os bens de uso duradouro e sua depreciação. Os relatórios respondem por saldos agregados por classe e por valores individuais de cada bem.

Área de avaliação

O mesmo bem é avaliado simultaneamente em mais de uma área, com finalidades distintas: contábil societária, fiscal e gerencial. Cada área aplica seu próprio método e sua própria vida útil, e produz valores diferentes para o mesmo bem. Comparar valores de áreas distintas produz conclusão incorreta.

11. Boas práticas: hierarquia de esforço

A produção de informação admite cinco degraus, em ordem crescente de custo de construção e de manutenção. Cada degrau só se justifica quando o anterior foi esgotado e essa verificação foi registrada.

Cada programa próprio torna-se item de regressão em toda atualização do produto e depende de conhecimento que pode deixar a organização. O relatório de R$ 5,1 milhões da situação-problema exemplifica esse efeito: a regra de cálculo que ele aplica não é conhecida por ninguém na empresa.

12. Boas práticas: variante e layout

A variante grava o que se pede ao relatório; o layout grava como o resultado é apresentado. Os dois, em conjunto, tornam o relatório reproduzível por terceiro.

13. Boas práticas: desempenho e agendamento

O relatório concorre com a operação pelos mesmos recursos de processamento. O modo e o horário de execução são definidos como decisão de projeto.

• Restringir a seleção: informar empresa, centro e período reduz o volume lido. A seleção aberta sobre tabelas de documentos é a causa mais comum de interrupção por tempo excedido.
• Executar em segundo plano: libera a sessão do usuário e admite agendamento periódico; o resultado fica disponível como lista gravada.
• Agendar e monitorar: SM36 define o job e sua periodicidade; SM37 exibe situação, duração e lista produzida.
• Evitar o horário de pico: relatórios extensos executados durante o fechamento contábil ou o pico de faturamento afetam a operação de todos os usuários.

14. Boas práticas: autorização e dados restritos

O perfil de autorização restringe o relatório por empresa, centro, organização de vendas e conta. Essa restrição é parte do controle interno tratado na Aula 7 e não deve ser contornada.

• Acesso genérico a exibição de tabelas contorna a restrição do módulo e não substitui o relatório. Sua concessão em ambiente produtivo é exceção que exige justificativa.
• Margem, custo, remuneração e limite de crédito são dados de acesso restrito. Sua exibição em lista compartilhada ou em captura de tela distribuída constitui falha de controle.
• A exportação de lista para planilha retira o dado do perímetro de autorização do sistema. A decisão de exportar considera a classificação do dado.
• Dados pessoais de clientes e de colaboradores em relatórios estão sujeitos à Lei nº 13.709/2018, inclusive quanto à finalidade da extração.

15. Reconciliação entre módulos

Todo valor operacional relevante encontra correspondência na contabilidade. A conferência entre os dois é a verificação mais direta da consistência da parametrização.

Ordem de verificação

1. Igualar o recorte dos dois relatórios: período, empresa e critério de data.
2. Verificar documentos pendentes de lançamento no intervalo.
3. Verificar a parametrização de determinação de contas do tipo de documento envolvido.

A maior parte das divergências apontadas como erro do sistema se resolve na primeira etapa.

16. Falhas recorrentes

17. Ficha do relatório

A ficha é o registro mínimo que acompanha cada relatório entregue. Ela reproduz, no nível do relatório, a exigência que a matriz de governança impôs ao dado na Aula 7: origem declarada, responsável identificado e regra de verificação explícita.

18. Execução assistida

Sessenta minutos, por grupo, em quatro etapas de quinze. Cada integrante executa ao menos um dos três relatórios. Dúvidas de navegação são resolvidas pelo percurso do menu, sem recurso ao código da transação.

Entrega do grupo

• Três relatórios executados, um por área, com captura legível do resultado.
• Ficha completa de cada relatório, sem campo em branco.
• Layout com subtotal ou total pertinente à pergunta declarada.
• Uma conferência entre operação e contabilidade, com a diferença explicada ou declarada nula.
• Duas perguntas de negócio que os relatórios executados não conseguem responder.

19. Critérios de aceite

A entrega é considerada reproduzível quando o grupo verificador, de posse apenas da ficha, obtém o mesmo valor registrado, ou quando a diferença é integralmente explicada por dados lançados no intervalo entre as duas execuções.

As duas perguntas não respondidas constituem a entrada do passo seguinte. Cada uma é classificada segundo a hierarquia de esforço da seção 11: necessidade de variante, de consulta criada pelo usuário, de visão analítica ou de desenvolvimento sob medida. A classificação acompanha a justificativa do que já foi testado.

20. Autoestudos

• SAP Help Portal — S/4HANA: seções de sistema de informação de contabilidade financeira, vendas e distribuição, administração de materiais e contabilidade do imobilizado.
• Fazer perguntas para tomar decisões com base em dados — Google, Coursera.
• Material da Aula 7, seções sobre qualidade de dados e matriz de governança, retomadas na ficha do relatório.
• Material da Aula 2, sobre carga de dados, que determina o conteúdo dos relatórios executados no encontro.

21. Referências

• SAP SE — SAP Help Portal: SAP S/4HANA. Documentação de produto.
• FEW, S. Information Dashboard Design: Displaying Data for At-a-Glance Monitoring. 2. ed. Analytics Press.
• KIMBALL, R.; ROSS, M. The Data Warehouse Toolkit. 3. ed. Indianapolis: Wiley, 2013.
• DAMA International — DAMA-DMBOK: Guia do Conhecimento para Gerenciamento de Dados. 2. ed.
• ISACA — COBIT 2019 Framework: objetivos de gestão relacionados à informação gerencial.
• IUDÍCIBUS, S.; MARTINS, E.; GELBCKE, E. R. Manual de Contabilidade Societária. São Paulo: Atlas.
• BRASIL. Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018. Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.